Chapitre 3 sur 8

L'équipe et les accès

Une feuille de route sans destinataire ne sert à rien. Ajouter quelqu'un prend trente secondes, et vous décidez ensuite qui voit quoi, date par date.

La page En tournée

Depuis le backstage, la tuile En tournée ouvre la structure de votre compte : les productions, les spectacles qu'elles portent, et les gens qui y travaillent. Le compteur en haut à droite vous rappelle où vous en êtes de votre quota d'utilisateurs.

Ajouter quelqu'un

Le bouton Utilisateur ouvre une fiche courte : nom, email, téléphone. Cochez le ou les spectacles sur lesquels la personne travaille, choisissez son rôle, validez.

Les trois rôles

• Utilisateur simple — voit les dates auxquelles il est associé, et rien d'autre. C'est le rôle de l'immense majorité de l'équipe.
• Éditeur — peut ajouter et modifier des dates. Votre régisseur général, votre chargé de production, la personne qui prend le relais quand vous êtes en avion.
• Espion — voit toutes les dates sans rien pouvoir modifier. Pratique pour une direction, un diffuseur, une metteuse en scène qui ne part pas sur les routes mais aimerait savoir ce qui se passe.

Les accès ne partent pas tout seuls

Ajouter quelqu'un ne lui donne pas encore accès : il doit d'abord créer son mot de passe. Tant qu'il ne l'a pas fait, il apparaît En attente.

Deux façons de l'inviter, toutes les deux volontaires — OTour n'envoie jamais rien dans votre dos : copiez son lien de première connexion et transmettez-le comme vous voulez, ou déclenchez l'email automatique.

Quelqu'un qui a déjà un compte OTour

Le milieu est petit, et vos intermittents tournent pour plusieurs compagnies. Il arrive donc très souvent que la personne que vous ajoutez ait déjà un compte OTour, chez quelqu'un d'autre.

Ce n'est pas un problème, et il n'y a rien à faire : un compte, une adresse email, plusieurs productions. Elle se connecte comme d'habitude et retrouve vos dates à côté de celles des autres.

Les rôles, eux, sont propres à chaque production. La même personne peut être éditrice chez vous — elle remplit les feuilles de route, gère les accès — et utilisatrice simple ailleurs, où elle ne fait que consulter les siennes. Ce qu'elle peut faire dépend de l'endroit où elle se trouve.

Qui voit quelle date

Reste à associer les gens aux dates. Sur chaque carte de la liste, le bandeau jaune vous le rappelle et ouvre la gestion des accès.

Trois façons de procéder, de la plus rapide à la plus fine :

1. Tout ajouter — toute l'équipe sur cette date. C'est le cas courant.
2. Appliquer les mêmes accès qu'une autre date — vous venez de composer une distribution particulière, vous la recopiez d'une date à l'autre.
3. Un par un — pour les dates où seule une partie de l'équipe se déplace.

La page Édition, votre tableau de bord

Vous y êtes déjà passé au chapitre 1 : c'est la liste de vos dates, derrière la tuile Feuilles de route. Chaque date y est une carte, et sous chaque carte une barre de cinq icônes — accès, billets, route, notifications, confirmations de lecture. Les cinq gestes qu'on fait le plus souvent, sans avoir à ouvrir la feuille de route.

Prévenir l'équipe

La première de ces icônes vous concerne — c'est la gestion des accès qu'on vient de voir. La cloche, elle, ouvre une fenêtre d'une simplicité voulue : un champ de message, et deux boutons.

Deux choses à retenir, et elles découlent l'une de l'autre. D'abord, un message ne part qu'aux personnes qui ont accès à cette date — pas à toute la tournée. Celui qui ne joue pas à Rennes n'est pas dérangé par les nouvelles de Rennes ; c'est précisément à ça que servent les accès que vous venez d'attribuer.

Ensuite, Notifier envoie une notification push sur l'application, et rien d'autre. C'est le canal du quotidien : un horaire qui bouge, une porte d'entrée qui change. Pour ce qui ne peut pas être manqué, Email double le message par mail — et là, comme le rappelle la fenêtre, il part à tout le monde, y compris à ceux qui ont coupé leurs notifications push.