Chapitre 8 sur 8
Le dernier chapitre, et celui qui fait gagner le plus de temps. Ce que vous faisiez en recopiant des tickets dans trois tableaux différents se fait ici une seule fois — et le comptable reçoit un ZIP prêt à ouvrir.
Une tournée produit des chiffres en permanence : un taxi payé par la régisseuse, un hôtel réglé par la production, huit repas dont trois pris en charge par le lieu. Sans outil, chacun de ces chiffres finit recopié deux ou trois fois — dans un carnet, dans un tableur, dans le récapitulatif du comptable.
OTour supprime les copies. Chaque montant est saisi une fois, à l'endroit où il apparaît, et remonte tout seul jusqu'à l'export final.
Le module Notes de frais est actif par défaut : vous n'avez rien à activer. Il repose sur une idée simple — celui qui paie photographie, celui qui gère valide.
Chacun dépose ses justificatifs depuis Mes frais : une photo prise sur le moment avec le téléphone, une image déjà dans la pellicule, ou un fichier — JPG, PNG, HEIC, PDF. Le ticket de taxi se photographie dans le taxi ; il n'est pas dans une poche à la fin du mois.
Et c'est là que la machine travaille : l'IA lit le justificatif et en extrait le montant HT, le TTC, la date d'achat et la catégorie. Personne ne tape de chiffres.
Chacun suit ensuite ses propres frais, avec leur statut.
Tout arrive dans Notes de frais, regroupé par personne et par date, avec deux onglets : À traiter et Traités. Vous corrigez si l'extraction s'est trompée, vous validez, et l'auteur voit son frais passer au vert.
Rien n'oblige à ce que ce soit vous : un comptable, un administrateur ou un trésorier de compagnie peut n'avoir accès qu'à ça.
Le module se désactive dans les réglages de la production, et l'historique reste consultable. Beaucoup de structures ont déjà leur circuit — Pennylane, un cabinet, un outil maison. Dans ce cas, désactivez : OTour ne cherche pas à remplacer ce qui fonctionne. Des ponts avec les logiciels de comptabilité peuvent être programmés sur demande ; écrivez à contact@otour.app.
La tuile Suivi compta du backstage rassemble tout ce qui concerne l'argent d'une date. On choisit un spectacle, puis une date, et la page se remplit.
Six blocs, et la plupart se remplissent sans vous.
Les billets et les trajets véhicules de la date, avec leur prix. Rien à ressaisir. Chaque ligne peut porter qui a payé : la production, ou la personne qui a avancé son propre billet. C'est ce qui permet d'imputer chaque dépense au bon endroit, et de savoir qui doit être remboursé.
Les justificatifs validés, avec leur auteur, leur catégorie et leur montant. Ce sont des dépenses avancées par des personnes — elles seront remboursées.
Ce que la production a engagé directement, sans que personne n'avance d'argent : la nuit d'hôtel payée par la compagnie, le VTC commandé pour un retour de banlieue, le parking du camion. C'est le seul bloc entièrement à votre main.
Les kilomètres d'un véhicule personnel, au barème de la production. Là encore c'est un report : ce que vous avez coché sur le trajet, dans la section Route de la feuille de route ou dans le module du même nom, arrive ici tout seul.
Le tableau des défraiements, détaillé plus bas.
Petits-déjeuners, nuits d'hôtel et journées complètes, repliés sous le tableau des repas.
Avant de parler de repas, dites une fois pour toutes à OTour combien vaut un repas chez vous. Ça se passe dans les réglages de la production : repas défrayé, panier repas, petit-déjeuner, nuitée, journée complète.
Laissez vide ce que votre production ne pratique pas — un champ vide n'est pas un zéro, c'est une ligne qui n'apparaîtra jamais dans vos récaps.
C'est la pièce maîtresse, et le meilleur exemple des bourbiers légendaires qu'OTour évite. Vos personnes en lignes, les repas en colonnes — midi et soir, la veille, le jour J et le lendemain. Chaque case dit ce qui s'est passé : PCD (pris en charge), Déf. (défraiement) ou Panier.
Les deux lignes du bas rappellent les barèmes de la production. Si vous les modifiez en cours de tournée, Recalculer réapplique le nouveau montant aux cases concernées — sans toucher à ce que vous avez ajusté à la main.
Tout en bas de la page, un espace de commentaires réservé à ceux qui ont accès à cette page — les éditeurs et les comptables. L'équipe sur la route n'y a pas accès et n'en voit rien.
C'est là qu'on écrit ce qu'aucune case ne dira jamais : pourquoi cette dépense a été engagée, ce qui diffère du contrat, quel remboursement ne doit pas être fait. Deux lignes écrites le soir de la date évitent trois mails au comptable six semaines plus tard.
Le fonctionnement est le même que pour les commentaires de la feuille de route (chapitre 5) : sablier tant que le message est en attente, coche verte quand quelqu'un l'a pris en compte et l'a marqué comme traité. Le filtre Non traités, en haut du bloc, ne garde que ce qui demande encore une action.
Certains de vos régisseurs de tournée traînent des pieds pour remplir ces tableaux ? OTour y a pensé, et propose un quiz défraiements ludique qui rend la tâche indolore.
L'option s'active dans les réglages du spectacle (chapitre 6). Le lendemain d'une date, OTour ne vous demande pas de remplir un tableau : il vous pose des questions, une par repas.
« Oui » signifie que le lieu ou la production a payé. « Non » déclenche un défraiement pour tout le monde. Et quand la vraie vie s'en mêle — trois personnes au restaurant du théâtre, deux qui rentrent chez elles — Cas particuliers ouvre la liste nominative.
Six questions plus tard, les trente cases sont remplies.
Évidemment, rien n'empêche de remplir toutes ces informations en amont des dates — notamment en cas d'avance de frais. Mais le quiz quotidien permet de coller à la réalité et de réajuster si besoin : c'est le soir même qu'on sait qui a finalement dîné avec le lieu et qui est rentré chez lui.
Enfin vient le temps du rendu définitif. Deux temps, deux personnes possibles.
Celui qui saisit signale que c'est fini : Marquer comme prête à valider. Le bandeau change de couleur et la date porte un sablier dans les listes.
Celui qui valide fige : les montants ne bougent plus. Par défaut tous les éditeurs peuvent le faire ; en cochant des noms dans Valideurs compta, vous réservez ce droit à qui vous voulez.
Les jours voyage et les jours off rattachés à une date ne créent pas de ligne comptable à part : leurs dépenses remontent sur la date principale. Un repas ne peut donc pas être compté deux fois, même si l'équipe est partie la veille.
Jusqu'ici, date par date. Deux boutons en haut de la page compta regardent la tournée entière.
Une ligne par date, une colonne par nature de dépense, un sous-total par mois. On choisit la période — ce mois-ci, le mois dernier, trois mois, douze mois, ou des dates au choix. Et toutes les données et tous les justificatifs restent exportables à loisir.
La même matière, triée par personne et par mois : combien chacun a perçu, pour quoi, avec le détail du calcul. C'est le document qu'on transmet à la paie — et celui qu'on montre à quelqu'un qui conteste un montant.
À tout moment, vous pouvez exporter vos données et vos justificatifs, en choisissant ce que vous souhaitez transmettre.
C'est le détail qui fait basculer les comptables. L'export ne produit pas seulement un tableur : il génère un ZIP contenant le fichier Excel et tous les justificatifs, renumérotés automatiquement — chaque ligne du tableau porte le numéro de sa pièce, et chaque image porte le même. Plus de « pièce n°14, où est-elle ? », plus de renommage à la main un dimanche soir. Vous envoyez le ZIP, c'est terminé.
Reprenons le compte. Des barèmes précis. Des tickets photographiés au moment où on les reçoit, lus par la machine. Six questions cliquées le lendemain d'une date. Et en sortie : la comptabilité de la tournée, le récapitulatif par personne pour la paie, et un ZIP numéroté pour le cabinet.
Aucun tableur n'a été maltraité. Aucun montant n'a été recopié deux fois.
Vous ne gardez que les bons souvenirs de route, et l'administratif peut sortir sereinement de votre esprit.
Huit chapitres, et vous avez fait le tour : un compte, une date, une équipe, des transports, une feuille de route, les repères, les options, la technique et la compta. Il n'y a rien de plus à apprendre — le reste, c'est votre tournée.
